Đợt vừa rồi, nhà mình có đi làm thủ tục khai sinh cho bé thứ 2 nhà mình tại văn phòng đại sứ quán Việt Nam ở Tokyo nên mình sẽ chia sẻ lại kinh nghiệm làm thủ tục ở bài này.
Giấy tờ cần chuẩn bị
①Tờ khai đăng ký khai sinh (nếu lấy Giấy khai sinh gốc)
②Tờ khai xin hộ chiếu
③2 ảnh của con, size 3,5 ×4,5, nền trắng, mắt mở to
④Giấy chứng sinh gốc của bệnh viện 出生証明書 （しゅっせいしょうめいしょ）
Lưu ý, nếu không có giấy chứng sinh gốc thì sẽ không xin được giấy khai sinh, mà chỉ xin được trích lục khai sinh. Vậy nên, nếu được thì nên nhờ bệnh viện cấp 2 giấy chứng sinh 出生証明書 cho. Nếu không được, thì các bạn có thể thử in màu giấy đó và đem đi nộp xem sao.
Trường hợp không thể nộp giấy 出生証明書 thì bố mẹ nộp giấy đã thụ lý khai sinh 出生届受理証明書 (しゅっせいとどけじゅりしょうめいしょ）để xin trích lục khai sinh. Khi đó thì tờ khai đăng ký khai sinh sẽ khác, nên các bạn cần lưu ý để tránh nhầm lẫn.
⑤Giấy đăng ký kết hôn của bố mẹ (bản copy)
⑥Giấy xác nhận cư trú có tên của đầy đủ thành viên trong gia đình 住民票（じゅうみんひょう）. Lưu ý là chưa bao gồm tên em bé mới sinh.
⑦Thẻ lưu trú của bố và mẹ 在留カード（bản copy)
⑧Hộ chiếu của bố và mẹ (copy trang 2 và 3)
Hôm nhà mình đi thì hết 14050 yên, gồm 1 hộ chiếu, 1 giấy khai sinh gốc. 1 bạn xếp hàng trước mình cũng làm thủ tục khai sinh cho con nhưng xin giấy trích lục khai sinh thay vì giấy khai sinh thì lệ phí đắt hơn, tốn 17200 yên. Bạn nhân viên ở đại sứ quán cũng bảo trích lục khai sinh lệ phí đắt hơn xin giấy khai sinh.
Các mẫu giấy có thể tham khảo ở trang web của Đại sứ quán.
Các bạn có thể truy cập vào đây để điền tờ khai ngay tại website này.Chúng mình đã cập nhật mẫu tờ khai xin hộ chiếu mới nhất tháng 1/2023..
Hành trình 1 ngày đi làm thủ tục ở Đại sứ quán
-
Thời gian làm việc của Đại sứ quán là sáng 9:30-12:00, chiều 14:00-17:00, nhận hồ sơ buổi sáng, trả kết quả buổi chiều.
Lưu ý là mỗi ngày Đại sứ quán chỉ nhận đến số 100, nên mọi người chịu khó đi sớm để không phải về tay không. -
Đến Đại sứ quán thì đi vào từ cửa bên hông (có biển chỉ dẫn).
-
Vào bên trong có 1 máy in số thứ tự, bấm vào nút trên màn hình thì số thự tự sẽ được in, giữ số để xuất trình lúc nộp.
-
Đến 9:30, bắt đầu giờ nhận hồ sơ, nhân viên sẽ gọi cùng lúc gần 10 số, những người được gọi thì xếp hàng ở ngay trước cửa sổ nộp hồ sơ.
-
Khi đến lượt, hồ sơ được xếp sẵn vào miếng bìa theo thứ tự các mục được ghi trên trang hướng dẫn của đại sứ quán, phiếu thứ tự để lên trên cùng và nộp.
-
Sau khoảng gần 1 phút kiểm tra hồ sơ, bạn sẽ nhận được 1 tờ biên lai ghi số tiền cần nộp, nộp tiền xong sẽ được thông báo giờ quay lại nhận kết quả.
Với những bạn ở xa, hay những bạn muốn tiết kiệm chi phí đi lại thì trong khoảng thời gian chờ đợi này, bạn có thể đi dạo, tham quan ở khu vực xung quanh đại sứ quán.
Ở ngay gần đấy có công viên Yoyogi rất rộng rãi, phù hợp cho các bạn muốn không gian thoáng đãng, Meiji jingu cho các bạn nào muốn tham quan hoặc xa hơn 1 chút sẽ có ga Harajuku, ga Shinjuku, ga Shibuya là những ga sầm uất để các bạn dạo chơi, mua sắm hay ăn uống. -
Đến chiều, các bạn quay lại đại sứ quán chờ được gọi tên để nhận kết quả.
Lưu ý là không cần phải xếp hàng, đến lượt sẽ được gọi lên nhận kết quả. Việc xếp hàng buổi chiều không giúp các bạn lấy hồ sơ sớm hơn mà chỉ làm chật chội khu vực trước cửa trả kết quả, dẫn đến việc nhận kết quả của những người được gọi mất thêm thời gian. Sau khi nhận kết quả xong, các bạn kiểm tra lại kết quả ngay tại đại sứ quán, nếu có vấn đề gì thì báo luôn tại văn phòng để được xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quá trình của bạn đã hoàn thành.
Nói chung là mình thấy cách làm việc của Đại sứ quán không có gì để phàn nàn, xử lý khá nhanh chóng, mặc dù có hơi bất cập việc giá cả không thống nhất và công khai.
Ngoài ra, sẽ có trường hợp bạn bị yêu cầu sửa lại hồ sơ rồi xếp hàng lại nếu bạn chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, vì lượng người xếp hàng sau các bạn khá là đông, nếu nhân viên chờ bạn sửa hồ sơ thì sẽ ảnh hưởng tới họ cũng như năng suất làm việc của những người khác. Vì vậy trước khi lên nộp hồ sơ, các bạn nên xem xét lại kĩ hướng dẫn trên trang web của đại sứ quán cũng như kinh nghiệm mọi người chia sẻ trên các trang blog, tin tức, diễn đàn hay mạng xã hội để tránh sai sót.