Xử lý email là phần rất quan trọng trong công việc. Nếu không có biện pháp xử lý tốt và hiệu quả thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất công việc trong một ngày. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu 5 bí quyết mà mình sử dụng để check và xử lý email nhanh chóng.

Mình vẫn nhớ ngày đầu tiên mình làm việc ở nhà, chồng mình ngồi ngó nghiêng một lúc rồi quay sang bảo: công việc của em 1 ngày chỉ có mỗi check và viết email thôi à? Đúng thật, công việc của mình phải dành rất nhiều thời gian cho hòm mail, liên lạc trong công ty, liên lạc từ bên đối tác, liên lạc của học sinh… Đợt cao điểm thì đúng là chỉ trả lời email là hết ngày.

Chưa kể, mình không mấy khi phải viết email bằng tiếng Việt, mà chủ yếu là tiếng Nhật và tiếng Anh. Tiếng mẹ đẻ đôi khi còn nghĩ mãi không ra, huống hồ là phải viết một cái email chỉn chu bằng ngoại ngữ. Đôi khi chỉ có một câu, mà mình cũng phải đắn đo, sắp xếp mãi mới được câu từ hoàn chỉnh để trả lời.

Bản thân mình cũng nhận ra là mình mất nhiều thời gian cho việc soạn email quá, nhưng mình chưa từng nghĩ đến việc phải cải thiện tốc độ soạn email, vì trên thực tế, công việc của mình vẫn chưa bị quá tải, mình vẫn hoàn thành mọi công việc trong thời gian sớm nhất có thể, mà không cần phải ở lại làm thêm giờ. Mình vẫn luôn tự hào rằng mình chưa bao giờ phải đem việc ở công ty về nhà làm.

Tuy nhiên, khoảng thời gian tháng 2 đến tháng 4 vừa rồi là thời gian bận rộn nhất từ trước đến nay của mình từ khi vào công ty mới. Suốt hơn 2 tháng đó mình cũng phải ở lại làm thêm giờ như những người khác vì công việc chưa xong, nhiều hôm lên tàu về nhà, trên tàu đi làm cũng phải mở viết email trả lời vì không muốn để học sinh phải chờ, chờ 1 hôm là có thể ảnh hưởng đến kế hoạch lâu dài của các bạn ấy.

Thế là mình dành một cuối tuần để suy ngẫm về cách để cải thiện hiệu quả công việc một cách triệt để, chứ không hời hợt và đầy chủ quan như trước nữa. Và dưới đây là những gì mình đã thực hiện để cải thiện tốc độ soạn email- phần rất quan trọng và chiếm nhiều thời gian trong công việc của mình.

Tự tạo 1 file lưu lại các dạng email thường gặp

Thông thường, khi mới vào làm, mình thường được hướng dẫn là trường hợp này thì tham khảo email của người này rồi viết kiểu như vậy là được. Và mình cũng phát hiện ra là ngay cả người Nhật cũng làm theo cách đó, vì không phải lúc nào cũng có thời gian để ngồi nghĩ cách trả lời, nhất là trong trường hợp phải dùng kính ngữ, dù là người Nhật cũng phải ngồi tra để chắc chắn là mình dùng đúng.

Suốt một thời gian dài, hễ gặp tình huống tương tự là mình lại tìm lại những email cũ để copy và soạn email. Điều này thực sự mất thời gian, đôi khi mình cũng nhận ra là mình đã seach và copy cái email này đến vài ba lần rồi.

Để tránh các thao tác lặp đi lặp lại mất thời gian, mình đã tạo một file riêng để ghi lại các mẫu email thường gặp. Ví dụ, email chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi, email trả lời khi nhận một task mới, email hướng dẫn cho học sinh… Mình có tham khảo các email mẫu của người trong công ty, hoặc là email của chính mình tự tạo ban đầu, sau đó đưa vào file và lưu theo tên để dễ tìm. Nếu như gặp trường hợp tương tự thì chỉ cần mở ra, copy và chỉnh sửa một chút là xong, không cần phải mất quá nhiều thời gian để tạo email. Mình làm như vậy với cả tiếng Việt, tiếng Nhật và tiếng Anh.

Ngoài ra, mình còn hay lưu lại những mẫu câu, cách nói mà mình thấy hay gặp và hữu dụng. Nếu bạn làm việc với người Nhật, chắc chắn họ sẽ có nhiều mẫu câu tiếng Nhật hay mà mình có thể học theo. Tương tự, nếu bạn làm việc với người đến từ các nước nói tiếng Anh, bạn cũng sẽ bắt gặp những cách nói mà chỉ người native mới sử dụng, và sẽ rất tốt nếu bạn có thể học và áp dụng cho không chỉ email, mà cả hội thoại trong công việc nữa.

Nếu các bạn sử dụng outlook, các bạn có thể sử dụng chức năng email template để lưu các mẫu email hay dùng. Mình thì thích lưu vào file tự tạo, vì đôi khi phải check và trả lời email ngay khi đang di chuyển, nên việc lưu vào file sẽ giúp mình chủ động hơn.

Đăng ký các từ, các mẫu câu hay dùng vào shortcuts

Nếu các bạn để ý, có rất nhiều mẫu câu thông dụng mà có thể gặp ở bất cứ email nào. Ví dụ trong tiếng Nhật thì thường là các mẫu “いつもお世話になっております”, “よろしくお願いいたします”, “お疲れ様です”, “ご確認のほど、よろしくお願いいたします”. Tiếng anh thì có thể là “Thank you for getting back to me”, “I am contacting you to inform”, “I would like to confirm”, “I look forward to hearing from you soon”… Nói chung là rất nhiều câu hay cụm từ mà chúng ta rất hay dùng trong email công việc. Vậy thì chả có lý do gì mà cứ mất thời gian ngồi gõ hết cả câu này ra, lặp đi lặp lại với hàng chục email giống nhau cả.

Ở phần cài đặt ngôn ngữ cho bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng thiết lập cách gõ tắt của những câu hay dùng, sau đó chỉ cần gõ 2,3 ký tự là máy tính sẽ tự động giúp chúng ta hoàn thành cả câu.

Luôn lưu thông tin quan trọng vào 1 file riêng

Với những email mà bạn có thể trả lời ngay lập tức, tất nhiên là dựa vào 2 cách trên để soạn thảo email cho nhanh gọn rồi. Tuy nhiên, có rất nhiều email mà bạn chưa thể trả lời ngay được, cần đi hỏi, cần phải tìm hiểu rồi mới trả lời được. Những lúc như vậy, thay vì lục lọi lại trí nhớ, thì mình sẽ mở lại file mà mình đã lưu lại các thông tin quan trọng trong công việc. Mình lập file này trên spreadsheet, chia thành từng sheet riêng để tiện theo dõi, với thông tin đã cũ thì mình không xóa mà đánh dấu là đã cũ, để sau này khi cần vẫn tiện tra lại. Những thông tin mới, những case mới thì được thêm hàng ngày, ghi rõ ngày tháng có thông tin đó, ai là người phụ trách, để khi cần đi hỏi thì cũng dễ hỏi hơn.

Phân chia email trước khi tiến hành trả lời

Khi bắt đầu ngày làm việc, mình thường xem xét lại các email đến một lượt. Ngoại trừ những email cực kỳ khẩn cấp, cần phải trả lời ngay lập tức, thì mình thường chia email làm 2 loại cơ bản: loại có thể trả lời được luôn và loại cần thời gian để tìm hiểu rồi mới trả lời.

Với loại có thể trả lời ngay mà không cần mất thời gian, mình sẽ trả lời ngay khi mở email đó ra, sau khi xong việc thì phân loại email đó vào hòm thư khác, không để ở hòm thư đến nữa. Nhìn thấy hòm thư đến ít đi một vài email sẽ khiến mình cảm thấy nhẹ nhõm và có động lực hơn.

Với loại cần thời gian để tìm hiểu và cũng chưa cần phải trả lời nhanh chóng, mình sẽ mark label để khỏi quên, sau khi phân loại các email xong thì sẽ tiến hành trả lời lần lượt.

Luôn chuẩn bị sẵn mọi thứ để bắt đầu cho công việc

Sau khi bật máy tính, mình sẽ mở hòm email, file thông tin công việc và file email mẫu mà mình đã lưu. Khi cần copy thì copy, chỉnh sửa chút để gửi. Khi cần tìm hiểu thì chỉ cần vài thao tác là đã có thông tin. Nhờ thế mà việc xử lý email của mình hiệu quả hơn rất nhiều. Trước đây, vào những ngày bình thường, mình có thể mất 2-3 tiếng với đống email công việc, nhưng hiện tại thì đã thành 45-90 phút/ngày, tùy khối lượng công việc khi đó.